Treść: Czynności zarządzania i administracji nieruchomościami podejmowane w ramach obsługi zarządzanych nieruchomości można podzielić na obszary:
1. Obsługę prawną
2. Obsługę administracyjno – eksploatacyjną
3. Obsługę zebrań wspólnoty mieszkaniowej
4. Obsługę techniczną nieruchomości
Usługa administracyjna obejmuje:
1. Obsługę prawną
1.1. Opracowywanie umów w zakresie obsługi eksploatacyjnej i technicznej nieruchomości wspólnej
oraz ich zawieranie, aneksowanie i rozwiązywanie w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkaniowej.
1.2. Opracowywanie uchwał wspólnoty mieszkaniowej.
1.3. Przygotowywanie wezwań do zapłaty w postępowaniu upominawczym w celu windykacji
należności.
1.4. Współpracujemy z kancelariami prawnymi, które mają doświadczenie w dochodzeniu roszczeń
odszkodowawczych Wspólnot wobec developerów za wady budowy w ramach rękojmi i gwarancji.
Pomagamy Właścicielom w egzekwowaniu roszczeń i przygotowujemy procedury, niezbędne
protokoły i Uchwały w tym zakresie.
2. Obsługę administracyjno – eksploatacyjną:
2.1. Przejęcie nieruchomości i prowadzenie oraz aktualizacja danych dotyczących nieruchomości tj. :
• adres nieruchomości,
• liczbę lokali,
• powierzchnię lokali,
• powierzchnię części wspólnej budynku podlegająca utrzymaniu czystości,
• powierzchnię części wspólnej budynku nie podlegająca utrzymaniu czystości,
• powierzchnię działki,
• liczbę kondygnacji,
• wyposażenie budynku w instalacje i urządzenia techniczne,
• kopię protokołów zdawczo-odbiorczych.
2.2. Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali i ich użytkowników w rozbiciu na:
• numer lokalu i jego powierzchnię użytkową,
• imię i nazwisko właściciela lokalu oraz telefony kontaktowe (fax.) i adres e-mailowy właściciela,
• kopię dokumentu potwierdzającego własność lokalu; dokumentem poświadczającym prawo
własności lokalu jest wypis z księgi wieczystej albo odpis umowy notarialnej kupna lokalu wraz
z zaświadczeniem o złożeniu wniosku o dokonanie wpisu do księgi wieczystej,
• adres korespondencyjny właścicieli,
• udział w nieruchomości wspólnej przypadający na właściciela danego lokalu .
2.3. Prowadzenie i archiwizacja dokumentów wspólnoty mieszkaniowej tj.:
• otrzymanej i wysłanej korespondencję,
• zleceń i faktur,
• uchwał właścicieli,
• protokołów z zebrań.
2.4. Zapewnienie bieżącej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez wyszukiwanie
usługodawców, negocjowanie warunków zawieranych umów i kontrolę ich wykonania w zakresie:
• dostawy usług komunalnych: wody, odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych
umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości,
• utrzymania porządku i czystości pomieszczeń służących do wspólnego użytku właścicieli lokali,
• utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż budynku i innych terenów, jeżeli
obowiązek taki wynika z zawartych umów lub obowiązujących przepisów,
• ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych oraz od odpowiedzialności
cywilnej.
2.5. Udzielanie każdemu z właścicieli lokali, na każde jego życzenie w wyznaczonych godzinach,
wyczerpujących informacji o sprawach dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną oraz o
rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali.
2.6. Wydawanie poświadczeń i zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków
mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych.
3. Obsługę zebrań wspólnoty mieszkaniowej
3.1. Organizacja zebrań sprawozdawczych wspólnoty mieszkaniowej raz w roku, nie później niż do
końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego.
3.2. Przygotowywanie zebrań oraz przygotowanie porządku zebrania i projektów uchwał wspólnoty
mieszkaniowej.
3.3. Zawiadamianie właścicieli lokali na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania, co najmniej
na tydzień przed terminem zebrania; w przypadkach zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i
obowiązkach właścicieli lokali - wskazanie treści tej zmiany poprzez podanie porządku zebrania
oraz projektów uchwał.
3.4. Obsługa zebrań wspólnoty mieszkaniowej.
4. Obsługę techniczną nieruchomości
4.1. Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków zarządcy nieruchomości, jej
dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) i
eksploatacyjnej od dotychczasowego administratora (zarządcy).
4.2. Przechowywanie oraz prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki
obiektu budowlanego.
4.3. Zapewnienie prawidłowego użytkowania budynku i lokali oraz instalacji wodociągowej i
kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń gazowych, instalacji elektrycznej, instalacji piorunochronowej,
kanałów i przewodów spalinowych oraz wentylacyjnych zgodnie z planem gospodarczym Wspólnoty.
4.4. Nadzór w zakresie ochrony przeciwpożarowej zgodnie z wymogami przepisów prawa
budowlanego.
4.5. Czynności operacyjne w zakresie obsługi technicznej nieruchomości:
• kontrole nieruchomości min. 1 razy w tygodniu,
• organizowanie i udział w obowiązkowych okresowych przeglądów nieruchomości,
• zlecanie napraw i konserwacji nieruchomości w ramach planu gospodarczego lub potrzeb
wynikających z bieżącej eksploatacji,
• opracowywanie planu remontów i modernizacji oraz poszukiwanie wykonawców,
• zlecanie usług zabezpieczania awarii na nieruchomości wspólnej i usuwania ich skutków
• sporządzanie protokołów szkód i utrzymywanie w tych sprawach kontaktów z firmami
ubezpieczeniowymi,